Atunci când cumpără un CRM, mulţi clienţi analizează functionalităţile soluţiei, competenţele  furnizorului, opiniile altor utilizatori etc şi mai puţin perspectiva Costului Total de Deţinere (TCO). Alături de licenţe şi servicii, acest indicator are însă şi o componentă, deloc neglijabilă, de costuri cu infrastructura IT necesară rulării soluţiei.

În mod curent, majoritatea companiilor CAS genesisWorld CRM optează pentru private hosting, însă opţiunile amintite anterior sunt reale şi fiecare au argumente pro şi contra. Important este ca fiecare beneficiar să identifice cea mai bună abordare pentru condiţiile specifice proiectului său: buget, resurse disponibile, abilităţi, spaţiu etc. Am structurat mai jos o serie de informaţii cheie pentru ambele scenarii, care să vă ajute în luarea deciziei.

Implementare on premises
Acest model implică instalarea sistemului CRM pe propriile echipamente ale beneficiarului (existente sau achiziţionate special) instalate la sediul companiei sau într-o locaţie secundară şi administrate angajaţii acestuia sau printr-un contract separat de servicii.

Implementarea on-premiese implică un buget iniţial mai mare, pentru achiziţia de echipamente profesionale (server, stocare, reţea), sisteme de operare, soluţii de securitate şi back-up, dar şi păstrarea acestora într-o cameră dedicată (data room/server room), cu temperatură controlata şi ferită de praf şi umezeală. Complementar, înaintea instalării licenţelor sistemului CRM, aceasta infrastructă IT trebuie pusă în funcţiune, configurată şi securizată, toate aceste servicii fiind în sarcina beneficiarului, ceea ce implică existenţa unei echipe IT. În timp, aceste echipamente au nevoie de actualizare, mentenanţă, extindere garanţie etc. utilizarea unui sistem CRM on premises poate induce un risc mai mare de nefuncţionare accidentală (downtime) deoarece invesţiile în asigurarea redundanţei spre exemplu sunt mari şi nu se justifică pentru o companie obișnuită.

Principalul avantaj al acestui model este că oferă control deplin asupra întregului sistem, timp mai bun de răspuns fiind în general instalat în aceeaşi locaţie cu utilizatorii, dar şi un nivel superior de protecţie a datelor şi asigurare a confidenţialităţii. De asemenea, întreaga infrastructură este 100% dedicată beneficiarului, fiind practic deţinută de acesta şi poate fi utilizată, alocată, realocată în funcţie de propriile obiectivele. Este o alegere recomandată pentru organizaţiile care deţin şi operează o infrastructură IT şi au echipe interne care asigură buna funcţionare, securitatea şi administrarea întregului sistem. De semenea, este o alegere mai potrivită pentru organizaţiile care au cerinţe mai exigente pentru respectarea unor reglementări, inclusiv în domeniul confidenţialităţii datelor.

Control + Performanta vs Costuri + Complexitate

Implementare în regim hosting privat
Practic, acest model implică închirierea infrastructurii IT necesare şi a serviciilor de administrare aferente, de la o companie specializată în hosting sau chiar de la furnizorul sistemului CRM. Aceştia vor gestiona întreg sistemul, cea ce scuteşte beneficiarul de multă bătaie de cap, mai ales dacă nu are competenţe în acest sens.

Investiţia iniţială în echipamente se reduce considerabil, însă componenta „infrastructură” din costul total de deţinere (TCO) nu dispare, ci ce transformă într-o cheltuială operaţională lunară.

După cum spuneam anterior, implementarea efectivă a sistemul CRM nu diferă, iar funcţionalităţile şi capacitatea de customizare/personalizare rămân aceleaşi. Hosting-ul privat câştigă tot mai mult teren în rândul companiilor mici şi mijlocii (IMM/SMB) dar chiar şi mari, pentru că oferă control asupra implementării aplicaţiilor de business, însă elimină nevoia administrării infrastructurii IT şi implicit existenţa unei echipe tehnice bine pregătită. Mai mult, nu este necesară existenţa unui spaţiu dedicat pentru instalarea unor echipamente IT şi nici asigurarea unei alimentari redundante cu energie electrică sau a unui sistem performant de climatizare.

Un alt avantaj major al hosting-ului este capacitatea de scalare. Dacă situaţia o cere, adăugarea de resurse pentru creşterea punerii de procesare este foarte simplă sau chiar complet automată. Nu implică, cereri de oferte, achiziţii, instalări etc. Pur şi simplu, infrastructura IT a furnizorului este proiectată astfel încât să permită creştere rapide şi elastice de performanţă. Beneficiarul va plăti ceea ce consumă suplimentar. Important de menţionat şi că implementarea în regim hosting prezintă un risc de întrerupere accidentală (downtime) semnificativ mai mic, deoarece furnizorii specializaţi investesc mai mult în asigurarea redundanţei.

Implementarea unui CRM în regim hosting este o alegere mai potrivită pentru organizaţiile care nu deţin o infrastructură IT, nu au spaţiul necesar (sau schimbă frecvent sediul) şi nici nu au o echipă care să gestioneze aceste aspect. De asemenea, este o alegere recomandabilă pentru organizaţiile care au un buget iniţial limitat şi care astfel poate şi direcţionat complet către sistemul CRM şi componentele de business ale acestuia: licenţiere superioară, module suplimentare, număr mai mare de utilizatori, customizări avansate etc. Pe termen lung (peste 4-5 ani când teoretic investiţia în echipamente ar urma să fie amortizată) costul total de deţinere al modelului hosting privat poate fi mai mare decât al celui on premises.

Investiţie iniţială redusă + Flexibilitate vs Lipsa de Control + TCO crescut

La nivel global, pentru categoria IMM/SMB tendinţa este evidentă, iar companiile care implementează diverse soluţii de business se orientează către hosting şi cloud. Diminuarea investiţiei iniţiale şi transformarea acesteia într-o cheltuială operaţională pe termen lung precum şi lipsa resurselor tehnice interne sunt principalele argumente.

Partenerii CAS CRM din România sunt pregătiţi să vă acorde asistentă în alegerea celui mai bun scenariu de implementare, inclusiv să vă ofere servicii de private hosting.

<< înapoi