30/04/19Soluţii CRM pentru Asociaţii Profesionale şi Organizaţii non profit

În ciuda aparențelor, soluțiile CRM nu sunt dedicate în exclusivitate companiilor private care au ca obiectiv creşterea vânzărilor şi profitabilităţii. Există soluţii CRM atât pentru instituții publice (unde acronimul înseamnă Citizen Relationship Management) cât şi pentru organizaţii non profit, printre care cele mai răspândite sunt Asociaţiile Profesionale şi ONG-urile.

Chiar dacă aceste tipuri de organizații nu urmăresc profitabilitatea, au cu siguranță nevoie să fie eficiente şi să aibă relații fluente şi de calitate cu membrii, simpatizanții, sponsorii sau alte categorii de public. Atât Asociaţiile Profesionale cât şi ONG-urile au echipe executive care gestionează activitatea, au surse de finanțare (cotizaţii, donaţii, sponsorizări) şi evenimente pe care le organizează, deci fluxuri de lucru care pot şi automatizate şi optimizate.

Din perspectiva CAS Software AG, pentru aceste organizații imaginea şi credibilitate sunt principalele asset-uri, iar utilizarea unei soluţii CRM va aduce un plus semnificativ de valoare. Prin urmare, am trasat o versiune a CAS genesisWorld CRM special pentru Asociaţii Profesionale şi ONG-uri care răspunde la principalele provocări:

  • Gestionarea responsabilă a datelor despre membri, cu precădere în lumina GDPR
  • Timp scurt de răspuns la cererile de adeziune
  • Transparență în gestionarea cotizațiilor şi sumelor provenite din sponsorizări
  • Eficienta în derularea proiectelor
  • Lucru colaborativ în interiorul şi în afară echipelor executive
  • Informarea permanentă a comunității

În cele mai multe cazuri, uneltele obişnuite de lucru digital pentru o astfel de organizaţie sunt website-ul, emailul şi fişierele de tip excel, ceea ce nu este nici modern şi nici eficient. De acea, multe asociații profesionale nu reuşesc să se dezvolte şi mai ales nu reuşesc să ofere nivelul de transparentă cerut de membri şi sponsori. Cel mai adesea, membrii echipelor executive au o implicare voluntară şi pot aloca doar un timp limitat organizației. Prin urmare câștigul de timp generat de utilizarea unui soluţii CRM are efecte imediate asupra îmbunătățirii activității.


Ce funcționalități cheie oferă CAS genesisWorld pentru Asociaţii Profesionale şi ONG-uri

Bază unică de date. Centralizarea datelor este un element esențial, indiferent de organizație. Păstrate în diverse foldere şi fişiere datele pot fi uşor dublate sau rătăcite, iar imaginea reala asupra activității este deformată. Soluţia permite inclusiv gestionarea documentelor necesare respectării cerintelor pentru inscriere in Registrul ONG-urilor.

Gestiunea membrilor. CAS genesisWorld gestionează complet această activitate, de la solicitarea aderării până la plata unor eventuale cotizaţii şi stocarea centralizată şi sigură a informațiilor confidenţiale. Fiecare membru are un dosar electronic în care se găsesc toate informaţiile asociate: adeziune, corespondență, plata cotizaţiei, calificări, implicări în activităţi, disponibilitate etc. Soluţia respecta normele GDPR , în cea ce priveşte stocarea şi accesul securizat la datele confidenţiale.

Automatizarea fluxurilor de aprobare a cererilor de adeziune. Cererile pot fi preluate din diverse surse (formulare web, email, formulare pe hârtie etc) alocate unor fluxuri de aprobare şi direcţionate către persoanele responsabile. Timpul de răspuns la solicitări se reduce considerabil, iar câştigul de imagine este evident.

Portal interactiv pentru interacţiuni cu publicul ţintă. Prin intermediul acestui portal membrii au acces imediat la informaţii, primesc notificări atunci când sunt postate informaţii noi sau îşi pot accesa profilul pentru actualizarea datelor. De asemenea, pot fi organizate prezentări online şi pot fi promovate diverse activități şi proiecte.

Newsletter. Soluţia permite realizarea şi distribuirea fluxurilor electronice de informare de tip newsletter, revista digitală etc. Permite selectarea audienței, în funcţie de adrese, grupuri, aptitudini sau date demografice, verificarea şi eliminarea adreselor duble. Ulterior, conținutul poate fi încărcat pe portal.

Gestiune de eveniment. Prin intermediul portalului, CAS genesisWorld permite organizarea rapidă a unui eveniment, crearea unei pagini dedicate, gestiunea înregistrărilor, trimiterea de confirmări şi informații logistice etc. Echipele de organizare pot fi astfel mult mai eficiente, iar costurile aferente reduse considerabil. Soluţia poate fi utilizată la fel de simplu pentru evenimente cu 15 sau 1500 de participanti.

Project Management. CAS genesisWorld oferă funcționalități extinse de Project Management, pentru gestionarea atentă şi transparentă a resurselor utilizate, indiferent dacă este vorba de bani, timp, voluntari, mijloace fixe etc.

Calendar partajat. Utilizatorii au la dispoziţie funcționalități complexe de calendar pentru planificarea activității proprii şi alocarea de sarcini între colegi. Sunt evidențiate persoanele disponibile, vacanțele, implicarea în alte activități etc. Calendarul este ușor de partajat la nivelul întregii echipe.


Referinte în România
Printre cei mai relevanţi utilizatori de CAS genesisWorld din România se afla Societatea Ornitologică Romană şi AOPA (Aircraft Owners and Pilots Association) România. Aceste doua organizații non-profit au ales CAS CRM pentru fluidizarea interacțiunilor cu publicul, creșterea numărului de membri şi obținerea unor rapoarte transparente asupra activității. Partenerii CAS CRM din România au experienţă în astfel de proiecte şi vă pot ajutat să treceți la un nivel superior de calitate şi eficientă în relațiile cu membrii şi simpatizanții organizației. Contactați-ne pentru detalii despre aceste doua proiecte.