În acest proces, implementarea unui sistem CRM este un element esenţial, pentru că în jurul oamenilor (clienţi, parteneri de afaceri, angajaţi) şi a relaţiilor dintre aceştia se desfăşoară întreaga activitate.

Garanţia succesului: abordarea metodică
Adoptarea unei noi aplicaţii de business şi schimbarea modului de lucru pot deveni uşor o sursă de stres pentru organizaţie, în lipsa unei pregătiri minuţioase. Pentru a facilita procesul, aveţi nevoie să stabiliţi şi urmăriţi: obiectivele proiectului, costurile, efectele asupra productivităţii, etapele de implementare, trainingul angajaţilor, fluenta trecerii de la vechiul sistem la cel nou.

CAS Software propune clienților o abordare metodică, prin care aceste aspecte să fie gestionate cu atenţie. Metodă, deja aplicată şi testată la câteva mii de clienţi, implică trei etape majore: Selecţie, Implementare, Dezvoltare şi Optimizare. Fiecare dintre aceste etape sunt împărţite în paşi. Abordarea sistematică şi structurată asigură eficienţa dorită şi elimină riscuş unor derapaje, dar totodată permite includerea membrilor echipei ca factori decidenţi pentru succesul proiectului.

Despre selecţia unui sistem CRM am scris în articolul Eşti la prima achiziţie de CRM? Iată la ce aspecte să fii atent însă articolul curent se referă la etapa de implementare.

După Selecţie, urmează etapa de Implementare. Este cea mai consistentă etapă a unui proiect de digitalizare şi vizează: adaptarea CAS genesisWorld la specificul clientului, familiarizarea utilizatorilor cu funcționalitățile soluției şi trecerea cât mai lină la noul mod de lucru.

Iată care sunt din perspectiva CAS, cei mai importanţi paşi de urmat în această fază:

• Iniţierea proiectului şi alcătuirea echipei de proiect
• Identificarea cerinţelor şi a obiectivelor
• Introducerea utilizatorilor cheie
• Prioritizarea cerinţelor şi evaluarea proceselor
• Implementare efectivă
• Evaluare şi feedback
• Trainingul extins al utilizatorilor
• Lansarea în producție

Iniţierea proiectului. Este etapa de început, în care sunt alocate rolurile şi responsabilitățile fiecărui membru ale echipei: CRM manager, project manager, utilizatori cheie, administratorul sistemului etc. Astfel sunt clasificate atribuțiunile persoanelor implicate, sunt stabilite canalele de comunicare şi se creeazăo baza de încredere/acceptare pentru întreg proiectului.

Identificarea cerinţelor şi stabilirea obiectivelor. Fiecare membru al echipei de proiect trebuie să+şi pună o serie de întrebări: Ce am nevoie? Ce este important pentru activitatea mea? Cum mă va ajuta noua soluţie să îmi ating obiectivele? Cu răspunsul la acest întrebări, trebuie demarate discuţiile cu furnizorul sistemului. Dezvoltare aunei relaţii bazată pe încredere şi cooperare este vitală pentru bunul mers al proiectului sim ai importanţă decât bifarea unei liste de funcţionalităţi şi servicii.

Introducerea utilizatorilor cheie în proiect. În această etapă, echipa de proiect se familiarizează cu filosofia CRM şi utilizarea noului sistem. Utilizatorii cheie îşi vor însuşi cunoştinţele de bază şi vor descoperi modul concret de aplicare a sistemului în procesele obişnuită de lucru. Vor fi lămurite toate neînţelegerile şi se vor căuta răspunsuri la întrebări, cu ajutorul consultanţilor furnizorului.

Centralizarea şi prioritizarea cerinţelor, analiza şi evaluarea proceselor. Pentru derularea optimă a etapei de implementare etapei iniţiale etse necesară prioritizarea cerinţelor şi obiectivele şi focalizarea efortului pe atingerea acestora, fără introducerea unor noi cerinţe pe parcurs. Elemente noi în proiect pot fi adăugate oricând, important este ca nucleul comun să fie finalizat cu succes în intervalul stabilit.

Implementarea efectivă cu focus pe păstrarea unei versiuni a soluţiei CRM cât mai aproape de standard. Recomandăm utilizarea opţiunilor de customizare/personalizare disponibile în platformă şi nu customizare prin scriere de cod/programare. Aceasta etapă este preponderent sarcina partenerului de implementare.

Evaluare şi feedback. Este necesară o implicare proactivă în acest pas, deoarece echipa de implementare trebuie să ofere un feedback rapid şi valoros partenerului pentru că aceasta să lucreze cu eficienţă maximă.

Extinderea programului de training de utilizatorii cheie către toţi angajaţii. Conceptul „train the trainers” este ideal pentru proiectele CRM di oferă rezultate pe termen lung, deoarece creează unele convexiuni intre angajaţi.

Lansarea în producţie încheie proiectul de implementare. Este un binevenit moment de respiro, în care întreaga echipă se poate bucura de succesul proiectului şi îl poate promova în organizaţie.

Urmează etapa de Dezvoltare şi Optimizare, care implică analiza modului concret de exploatare e a sistemului CRM, extinderea numărului de utilizatori şi evaluarea experienței a cât mai mulţi angajaţi. Pentru că orice companie este un organism viu, care se dezvolta constant, nici sistemul CRM nu trebuie să rămână static.

Aveţi nevoie de ajutor într-un proiect de digitalizare? Vă stâm la dispoziţie, direct sau prin intermediul partenerilor autorizaţi din România.

<< înapoi