Este o întrebare simplă, la care aveti nevoie de răspuns: Unde este mai bine să lucrați cu documentele, individual sau în cadrul unui flux, dacă nu direct în aplicaţia unde are loc şi interacţiunea cu clienţii? Direct în CRM, utilizatorilor le va fi mai uşor să producă documente, să le digitalizeze, să le coreleze cu beneficiarii, să le asocieze unui flux de aprobare, să le monitorizeze etc.

Gestiunea documentelor aferente relaţiilor cu clienţii este o activitate complexă, mare consumatoare de timp și energie, în lipsa unui sistem CRM cu funcționalități specifice. Începând cu trimiterea unei propuneri, până la finalizarea unui contract, o vânzare implică multiple documente pregătite pentru fiecare client în parte, dar totodată asociate unor fluxuri interne de avizare/aprobare. În activitatea cotidiană, aceste documente trebuie procesate, monitorizate, stocate, căutate şi găsite, expediate etc.

Provocări în gestiunea documentelor
Chiar dacă aplicaţiile sau serviciile cloud moderne permit căutări rapide după cuvinte cheie, tag-uri şi metadate, timpul pierdut cu manipularea documentelor este încă mare. De asemenea, apar probleme cu identificarea ultimei versiuni a unui document, localizarea exactă a acestuia, partajarea securizată cu restul echipei şi introducerea într-un circuit interne de aprobare. Aceasta pentru că în activitățile de vânzări, service sau suport, documentele au relevanță doar dacă sunt corelate cu un client sau o tranzacție.

Dincolo de ineficientă, lipsa unor funcţionalităţi de document management se răsfrânge şi asupra relaţiei cu clienţii în sine. Atunci când un angajat nu are acces uşor la întreg istoricul schimbului de informaţii şi documente cu un client, finalizarea unei tranzacţii poate fi afectată. Pot fi ignorate date tehnice actualizate sau condiții contractuale specifice, care să afecteze relaţiile comerciale şi gradul de mulţumire a clienţilor.


Top provocări în lucrul cu documentele asociate relaţiilor cu clienţii

• Căutarea şi identificarea documentelor necesare cere timp
• Multe documente există doar în format fizic
• Librăria de documente nu este accesibilă de pe teren/telefonul mobil
• Angajații nu utilizează întotdeauna cea mai recentă versiune a unui document
• Documentele sunt partajate uneori într-un mod nesecurizat (WhatsApp, spre exemplu)
• Unele documente pur şi simplu nu mai sunt găsite, pentru că utilizatorii le salvează local
• Identificarea tuturor documentelor asociate unui client/proiect este dificilă

Document management în sistemul CRM
Organizaţiile foarte mari, cu mii de angajaţi şi multiple sucursale, folosesc sisteme dedicate pentru managementul documentelor (Document Management System, termenul original) care captează, monitorizarea şi stochează orice tip de fişier electronic. Acestea oferă facilități de căutare şi găsire, partajare şi alocare pe fluxuri de lucru, acces securizat etc. Sistemele dedicate sunt însă complexe şi costisitoare şi, prin urmare, mai greu accesibile companiilor mici şi mijlocii. Pentru aceste companii, utilizarea unui CRM care integrează funcţionalităţi de Document Management este o alegere mult mai potrivită. Spre exemplu, CAS genesisWorld simplifică lucrul cu documentele şi oferă, în versiunea standard, un set complet de funcţionalităţi dedicate:

• Integrare cu Microsoft Word pentru crearea documentelor (Oferte, Contracte) cu date reale din sistemul CRM, fără ca utilizatorul să mai caute informaţii şi să le copieze
  
  
• Arhivarea direct în librăria CAS CRM a oricărui tip de document printr-un simplu drag&drop
• Crearea automată de legături între documente și alte seturi de date importante din cadrul unei interacțiuni (Client, Oportunitate, Proiect, etc.)
  
  
• Scanarea şi digitizarea documentelor cu ajutorul unui scanner de rețea și preluarea automată în CAS CRM a documentelor cat si a informatiilor acestora
  
  
• Scanarea şi digitizarea documentelor direct din CAS Mobile App și corelarea acestora cu un anumit set de date (Client, Oportunitate, Proiect, etc.)
  
  
• Arhivarea automată sau selectivă a ataşamentele e-mailurilor
  
  
• Ataşarea de documente în clientul de e-mail direct din arhiva CAS, fără exportarea acestora şi ataşare manuală (mai multe detalii în acest articol)
  
  
• Semnarea electronică a documentelor direct din în CAS Mobile App (pe teren, la întâlnirile cu clienţii și partenerii) sau cu Semnătură Digitală de pe un PC
  
  
• Introducerea facilă a oricărui document într-un flux de revizuire/aprobare cu facilitate specific de notificare, alertare, etc.
  
  
• Versionarea documentelor, cu acces la istoricul complet de editare
  
  
• Previzualizare/export/înlocuire/duplicare pentru orice document din sistem
  
  
• Indexare rapidă şi căutare full text în interiorul documentelor
  
  
• Documente 100% disponibile pe mobil, chiar şi offline dacă sunt marcate ca atare
  
  
• Facilităţi de partajare prin integrare cu Microsoft Teams
  
  
• Portal securizat clienți pentru acces extern la documente 24/7, cu drepturi individuale bine stabilite
  
  
• Acces securizat la informaţii şi documente, în conformitate cu fisa postului şi drepturile alocate
  
  

Care sunt avantajele?
Avantajele care decurg de aici sunt uşor de intuit. Pe de o parte, nu veți investi suplimentar în licenţe pentru Document Management şi servicii de implementare, iar pe de alta, angajaţii vor lucra doar în CAS CRM, aplicație pe care oricum o folosesc pentru interacţiunea obişnuită cu clienţii. Nu vor învăța să utilizeze două aplicații diferite și nu vor face treceri multiple între ferestrele a două aplicații.

Întreg ciclul de viaţă al unui document (generare, aprobare, expediere, arhivare) va fi gestionat direct în sistemul CRM, iar orice document (produs local, scanat sau primit pe e-mail) va fi alocat automat clientului la care face trimitere. Astfel, orice utilizator va corela uşor un anumit document cu clientul corespunzător, dar şi un anumit client cu toate documentele asociate. O astfel de eficienţă este greu de atins, dacă se lucrează cu un sistem extern de gestiune a fişierelor sau un servicii cloud. Totodată, investiția va fi mult mai mică prin comparație cu implementarea separată a două sisteme: CRM + Document Management.

Pentru mai multe informații despre Document management în sistemul CRM CAS genesisWorld, contactaţi-ne prin partenerii autorizaţi CAS CRM din România sau direct prin FORMULARUL DE CONTACT.

<< înapoi