28/10/202 motive esenţiale pentru care integrarea ERP CRM este o necesitate

Integrarea sistemelor CRM-ERP este esenţială pentru derularea unor procese coerente de business şi obţinerea unei imagini corecte de ansamblu asupra activităţii unei companii. Aceasta pentru că integrarea ERP CRM reflectă logica fluxurilor operaţionale, dar şi corelează indicatorii economici (cifră de afaceri, profitabilitate) cu situaţia concret care îi condiţionează (clienţi şi vânzări).

 

Procese de business coerente

În România, o practică frecventă este achiziţionarea şi utilizarea a două sisteme separate: ERP pentru operaţiunile de facturare, livrare, achiziţii şi CRM pentru înregistrarea interacţiunii cu clienţii, vânzări, gestiune pipeline etc. Totuşi, analiza end to end a unui proces de business arată că acesta porneşte de la un prospect/lead care iniţiază o achiziţie, iar ulterior trece prin etapele de producţie, facturare, livrare, încasare, suport post vânzare etc. Este un proces standard aplicabil în orice industrie şi care începe de la  departamentul de Vânzări, trece prin Producţie şi Financiar şi continuă cu Service/Suport, pe întreg ciclul de viaţă al clientului. Un astfel de proces nu poate fi gestionat cu un singur sistem, ci implică un flux CRM-ERP-CRM. Doar astfel, o companie poate automatiza fluxurile de lucru şi asigura continuitatea proceselor. Spre exemplu, factura unui client va fi emisă automat la plasarea unei comenzi în sistem, iar documentele de eliberare vor fi completate automat atunci când produsul va fi disponibil pentru expediere. Similar, un agent de vânzări va avea acces permanent la stocuri şi liste actualizate de preţuri, iar limitele de credit vor fi întotdeauna aliniate cu plăţile la zi efectuate de clienţi sau parteneri. Toate departamentele vor avea vizibilitate asupra întregului proces de business, iar managementul va avea o perspectivă va fi unitară şi completă. Actualizarea (scrierea manuala) periodică a celor două sisteme nu este recomandată. Duce la înregistrări redundante, timp de aşteptare pentru actualizarea datelor şi chiar erori în bazele de date. De aceea, integrarea CRM ERP e mai mult decât necesară pentru asigurarea coerenţei proceselor de business şi a fluenţei în activitate.

Dacă ai deja un sistem ERP şi vrei să completezi gestiunea financiară cu gestiunea clienţilor şi vânzărilor citeşte articolul: Cum să începi cu succes un proiect CRM.

 

Informaţii unitare şi consolidate

Sub presiunea raportărilor periodice către autorităţile fiscale, mulţi antreprenori consideră că datele relevante stau în sistemul ERP şi  sunt extrase de departamentul financiar. Însă alături de indicatorii generali de performanţă (marja de profit, spre exemplu) pentru buna coordonare a unei afaceri este necesară şi analiza altor indicatori precum: rata de închidere a oportunităților, cost of sales, gradul de încărcare al echipei, pondere clienti noi, etc. Aceste date se găsesc exclusiv în sistemul CRM şi sunt rezultatele activitatilor echipelor de vânzări, marketing şi suport. Iată de ce, integrarea CRM ERP are un impact imediat şi major, atât asupra calităţii informațiilor care ajung la management, cât şi asupra simplificării modului de consolidare şi raportare a datelor. În lipsa integrării, departamentele de profil vor pierde foarte mult timp cu extragerea, consolidarea şi prelucrarea datelor şi transpunerea acestora în documente utile pentru susținerea deciziilor de business.

 

În cazul CAS genesisWorld CRM, calitatea integrării şi implicit a datelor este asigurată de o serie de module (OpenSync, ERP Connect, Data Connect, WebServices API) cu ajutorul cărora, partenerii creează conectori pentru sincronizarea datelor cu aplicaţii terţe. Utilizat în peste 30.000 de companii CAS genesisWorld este integrat cu o diversitate de sisteme ERP de la producători din mai toate ţările europene inclusiv din Romania, deci efortul şi riscurile sunt minime.

Concluzie

Din punct de vedere funcţional, sistemul ERP gestionează procesele interne de business ale unei companii (producţie, facturare, stocuri, achiziţii), iar CRM-ul gestionează procesele externe (prospecţi şi clienţi, vânzări, marketing, servicii de suport). Cele două sisteme nu se exclud ci se completează, iar lipsa oricăruia dintre acestea afectează transferul  de informaţii dintre departamente şi generează operaţiuni redundante la înregistrarea tranzacţiilor şi consolidarea datelor.

În piaţă, există atât sisteme ERP care oferă unelte pentru gestiunea clienţilor, cât şi sisteme CRM care includ module de facturare. În ambele cazuri, aceste funcţionalităţi sunt limitate şi nu acoperă nevoile reale ale unei companii. Cea mai potrivită alegere este implementarea a doua sisteme puternice, cu multiple module şi funcţionalităţi specifice, care să mulţumească în egală măsură departamentele cu activitate internă (Financiar-Contabilitate) cât şi externă (Vânzări), integrate într-un mod profesional.